« Alors, qu’est-ce que tu as fait au travail aujourd’hui ? »
Cette simple question peut être ressentie comme un coup de poignard sur votre psyché. Vous avez coordonné les horaires des réunions, veillé à ce que tout le monde signe une carte d’anniversaire pour le patron et passé une heure imprévue à corriger des fautes de frappe dans un rapport d’équipe.
Vous arrivez à la fin de la journée épuisé(e), sans aucun résultat concret à montrer pour toute l’énergie que vous avez dépensée à gérer un million de choses différentes.
Même si vous essayez de mesurer votre productivité à l’aide de listes de tâches, d’heures travaillées, de projets achevés et d’autres méthodes quantifiables, vous effectuez chaque jour un travail invisible qui peut être tout aussi pénible et long que celui que vous notez dans votre agenda
Ce travail invisible s’appelle la charge mentale. Il reste caché sous votre travail « officiel », et vous rend beaucoup moins productif. Lorsque vous et votre équipe n’en parlez pas, cela peut avoir des conséquences sur la dynamique de groupe, le niveau de stress général, la performance collective et l’augmentation des risques psychosociaux au travail.
Comment percevoir l’impact de la charge mentale dans votre quotidien professionnel ? La réponse est simple : si vous et votre équipe avez l’impression que vous êtes collectivement empêchés dans votre créativité, votre capacité à vous synchroniser ou avez du mal à vous sentir valorisés, il est temps de faire la lumière sur ce maître des tâches invisible et de voir à quel point il pèse sur votre charge de travail et sur votre qualité de vie au travail.
La charge mentale au travail – Définition
Au travail, la charge mentale n’est que trop réelle. Il s’agit de toutes ces petites mesures que vous prenez pour assurer le bon fonctionnement de votre équipe et qui ne font pas nécessairement partie de votre description de poste. Par exemple :
- Des contrôles rapides et un usage de (trop) nombreux outils numériques pour vérifier que les autres participent bien à vos projets ;
- Faire le travail de base pour réserver des salles de réunion, créer des liens d’appel vidéo, s’assurer de la présence des participants, prendre des notes et faciliter la communication en général ;
- Maintenir la cohésion d’équipe avec des choses comme la signature de cartes d’anniversaire et la planification d’événements après le travail ;
- Être le gardien du formatage des rapports d’équipe afin qu’ils soient propres pour la révision par le manager ;
- Toujours exporter les rapports de données parce que vous savez comment utiliser le logiciel ou avez le login du compte ;
- Garder la cafetière pleine si votre équipe est installée dans un même lieu ;
- Toujours être le premier membre de l’équipe à distance à briser la glace et à souhaiter à chacun « bonjour » sur le chat de l’équipe et autres outils numériques.
Bref la notion de charge mentale se retrouve partout et devient un sujet important en termes de prévention des risques psychosociaux.
Les habitudes que nous avons à la maison pour nous décharger des tâches que nous n’aimons pas (nettoyer la salle de bains ou ouvrir les factures…) ont un lien direct avec le concept de “social loafing” (c’est le phénomène psychologique perçu selon lequel les membres d’une équipe sont moins performants dans un contexte de groupe.) sur le lieu de travail : Les gens ont tendance à prendre moins d’initiatives lorsqu’ils travaillent en groupe que s’ils étaient seuls à assumer la responsabilité.
Diminuer la charge mentale professionnelle en repensant votre organisation
Le classique « Tu aurais dû demander. J’aurais aidé. »
Que voyez-vous lorsque vous analysez les journées de travail et les interactions de votre équipe, comme vous le feriez au sein d’une famille ? Y a-t-il une répartition égale des efforts pour toutes ces petites tâches d’équipe qui sont nécessaires pour que tout fonctionne bien ?
Avant de vous précipiter et de vous disputer avec votre équipe parce qu’elle s’attend constamment à ce que vous envoyiez les invitations aux réunions, la première question à se poser est peut-être la suivante :
Pourquoi assumez-vous ces charges de travail alors qu’elles ne sont pas techniquement de votre ressort ?
Peut-être, car vous éprouvez de la joie et de la satisfaction à aider les autres. Lorsque vous allez de l’avant et prenez l’initiative d’efforts organisationnels, vous ressentez la récompense de contribuer au maintien d’une équipe fonctionnelle.
D’un autre côté, il est courant d’avoir peur de l’échec ou du blâme si les choses ne se passent pas correctement, et vous laissez cette peur vous pousser à assumer un travail supplémentaire qui devrait être partagé par d’autres.
Il existe probablement une hiérarchie dans laquelle votre rôle s’inscrit au travail, et votre position au sein de l’équipe peut vous inciter à accepter ou à déléguer des tâches.
Quelle que soit la raison, il existe une limite raisonnable aux tâches « supplémentaires » que l’on peut vous demander d’accomplir. Elles doivent être guidées par la description de votre poste et les résultats mesurés pour réussir dans ce rôle.
Réduire la charge mentale – Comment ?
Mais par où commencer ? L’exploration de vos instincts sous-jacents à assumer un excès de charge mentale peut vous aider à trouver une meilleure répartition des tâches au sein de votre équipe.
Cela peut également vous aider à faire preuve d’empathie envers les membres de votre équipe en ce qui concerne la façon dont ils vivent EUX la situation.
« Vous ne pouvez pas connaître toute l’étendue de la charge mentale professionnelle que les autres membres de l’équipe supportent ».
Vous n’êtes peut-être pas conscient des choses que d’autres personnes de votre équipe prennent en charge et qui allègent votre charge.
Pour les équipes qui travaillent à distance : Les relations à distance sont difficiles.
Pour les équipes à distance, la charge de travail invisible peut rapidement devenir un problème sérieux, car les relations de travail sont gérées à travers différentes villes et fuseaux horaires. L’empathie et la communication au sein de l’équipe sont encore plus importantes lorsque vous ne pouvez pas simplement passer devant le bureau de vos collègues et voir sur quoi ils travaillent. L’usage d’outils numériques utilisé à bon escient est primordial.
Diminuer (lire : égaliser) la charge mentale professionnelle
Pour récapituler, voici le genre de choses qui entrainent une accumulation de votre charge mentale :
- Les tâches qui ne nécessitent pas l’apport mental de plusieurs personnes, mais que vous devez toujours demander (ou qu’on vous demande toujours) de toute façon.
- Prendre en charge les tâches des autres parce que vous êtes « meilleur » ou « plus rapide », même si ce sont des compétences que tout le monde a la capacité de gérer.
- Rappels et vérification parce qu’il y a un manque de confiance quant au fait que le travail sera fait correctement.
Dans chaque équipe, il y a des managers et il y a des faiseurs. Ils ont des rôles différents, il est donc naturel que leurs charges de travail soient également différentes. Par exemple, un manager doit s’occuper davantage des opérations de « gestion de l’équipe », comme veiller à ce que le projet soit achevé dans les délais et éliminer les obstacles qui peuvent ralentir les makers.
Cependant, il existe des tâches et des comportements qui ne relèvent pas d’une description de poste, et qui doivent être pris en charge de manière égale par l’équipe :
- Tenir votre équipe au courant de votre travail à une cadence régulière.
- Tenir à jour les éléments qui vous appartiennent dans les outils de gestion de projet ou de suivi.
- Savoir de quel budget ou de quels outils vous avez besoin pour que votre travail soit réalisé, et être responsable de l’accomplissement de la mission.
- Activités liées à la cohésion d’équipe, comme les anniversaires et les happy-hours.
Il s’agit ici de prendre l’initiative d’être un membre actif de l’équipe. Votre manager ne devrait pas avoir à vous rappeler chaque vendredi matin de soumettre vos mises à jour de projet.
On ne devrait pas non plus s’attendre à ce que vous téléphoniez toujours aux commandes de repas parce que vous êtes assis le plus près de la porte de livraison.
Plus vous acceptez un travail invisible « parce que vous vous sentez obligé de vous soucier des autres », plus votre motivation se situera entre l’envie et l’obligation.
Cette lutte n’affecte pas seulement votre niveau de stress actuel, mais elle vous expose à une diminution de la satisfaction professionnelle et des performances au fil du temps.
Donc, une fois que chaque membre de l’équipe a pris l’initiative de faire respecter la « gestion du ménage » de l’équipe, il est temps de rendre le travail visible pour diminuer la charge mentale de tous :
Aidez-vous mutuellement à mettre en évidence les moments où ces petites tâches sont effectuées de manière répétée par une ou quelques personnes de l’équipe. Vous pouvez proposer une enquête anonyme sur le niveau de charge mentale de l’équipe afin de créer un espace sûr pour répartir ces tâches.
Pour alléger la charge mentale, mettez en place un planning tournant pour les tâches récurrentes de gestion de l’équipe, comme les mises à jour de l’entreprise, la planification d’événements et l’organisation de réunions.
Et ne restez pas inactif. Évitez la paresse sociale au sein de votre équipe en permettant à chacun de prendre des initiatives et de trouver des solutions aux problèmes lorsqu’ils se présentent, quel que soit son rang ou son rôle.
La méthode de la recorporation active permet de désactiver ce mauvais stress et réactive le bon stress par la pratique de mouvements et d’une hygiène de vie spécifiques.N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur Actistress.