Le temps est une ressource précieuse, surtout lorsqu’on monte en responsabilités. C’est pourquoi optimiser son organisation au travail est essentiel.
Être un bon leader exige certainement beaucoup de temps, mais il n’est pas recommandé de se surmener.
Quel que soit le nombre d’heures que vous travaillez dans une journée, tout ce temps n’est pas forcément productif. Parfois, c’est de la procrastination, d’autres fois, c’est parce que vous avez été tellement accaparé par des tâches moins importantes que vous n’avez pas progressé sur vos missions stratégiques.
Quelle que soit la raison, il est important d’optimiser son organisation au travail et sa gestion du temps de travail afin de mieux gérer son temps et son stress.
Comment optimiser son temps de travail : Déterminez comment vous allouez votre temps sur une semaine
Pour optimiser son organisation au travail et la gestion du temps de travail, il est essentiel de savoir où va votre temps. Essayez de détailler par écrit vos activités quotidiennes pendant une semaine. Cette vérification va vous aider à :
- Déterminer la quantité de travail que vous pouvez accomplir en une journée.
- Identifier les pertes de temps.
- Vous concentrer sur les activités les plus rentables.
En effectuant cet audit du temps, vous verrez clairement quelle part de votre temps est consacrée à des pensées, des conversations et des activités improductives.
Vous aurez une idée plus précise du temps que prennent certains types de tâches. Cet exercice peut également vous aider à déterminer le moment de la journée où vous êtes le plus productif. Ainsi, vous saurez à quel moment travailler sur vos projets nécessitant le plus de concentration et de créativité.
Préparez une liste de tâches et établissez des priorités de manière judicieuse.
Qu’elle soit quotidienne ou hebdomadaire, la préparation d’une liste de tâches vous aidera à identifier toutes les activités que vous devez accomplir. À partir de cette liste, mettez en évidence vos tâches prioritaires.
En effet, l’établissement de priorités est la clé pour gérer son temps et son stress
Commencez par éliminer les tâches que vous ne devriez pas effectuer en premier lieu.
Identifiez ensuite les trois ou quatre tâches les plus importantes et faites-les en premier – de cette façon, vous vous assurez de terminer l’essentiel.
Les petites tâches laissées en soirée ou dans l’après-midi sont plus faciles à accomplir.
Après cela, vous pouvez établir un plan pour le lendemain où vous vous efforcerez d’accomplir les tâches les plus difficiles le matin à nouveau.
Comment optimiser son temps de travail ? En délégant !
Mieux encore, déléguez les petites tâches aux membres de votre équipe lorsque des problèmes plus importants occupent votre journée. Il est préférable d’avoir plus de mains pour accomplir le travail essentiel que de s’en charger soi-même. En déléguant, vous aurez beaucoup plus de temps et vous vous habituerez vite à transmettre des responsabilités.
Regroupez les tâches similaires.
Économisez du temps et de l’énergie en essayant de réaliser toutes les tâches d’un même type avant de passer à la suivante.
Par exemple, créez des tranches horaires fixes pour répondre aux e-mails, passer des appels téléphoniques, classer des documents, etc.
Ne répondez pas aux e-mails et aux messages au fur et à mesure qu’ils arrivent, car c’est la meilleure façon de vous distraire.
Si vous souhaitez rester efficace, désactivez les notifications de votre téléphone pour éliminer complètement la tentation de consulter vos emails et autres notifications à un moment inopportun.
Évitez l’envie de faire plusieurs choses à la fois.
C’est l’un des conseils les plus simples en matière de gestion du temps au travail, mais aussi l’un des plus difficiles à suivre. Concentrez-vous sur la tâche à accomplir et bloquez toutes les distractions.
Il peut être tentant de faire plusieurs tâches à la fois, mais vous vous tirez une balle dans le pied en essayant de le faire. Vous perdez du temps et diminuez votre productivité en passant d’une tâche à une autre.
Suivez la règle de la minute
Si vous pouvez accomplir une tâche en une minute ou moins, faites-le maintenant. Cela vous oblige à recadrer votre charge de travail. Combien d’éléments de votre liste de choses à faire pourraient vraiment être réalisés en moins de temps que prévu ? La réponse à un email doit-elle vraiment comporter trois paragraphes ? Pourriez-vous confier cet appel téléphonique à un autre membre de votre équipe ? Nous nous laissons souvent entraîner dans de petites activités banales, ce qui ne nous laisse ni le temps ni l’espace pour nous attaquer à des projets plus importants.
Faites le vide dans votre esprit en vidant votre liste. Vous vous rendrez rapidement compte que vous passez plus de temps à penser à ce que vous devez faire qu’à le faire réellement.
Prenez du temps pour vous en désactivant le mauvais stress et activant le bon stress
Dans tout le processus de gestion du temps, il est essentiel de trouver un espace de récupération, de distraction et de relaxation. Vous n’avez pas besoin de maintenir un rythme soutenu toute la semaine. Et si c’est le cas, il faut savoir le casser pour mieux repartir. Quelques astuces :
- Faites une activité cardio ou très sollicitantes en terme d’attention (escalade, art martial, sports collectif…) le mercredi pour faire tomber le stress de la semaine débutée et ne pas le trainer jusqu’au Samedi ;
- Chaque jour, il est important d’avoir un temps pour calmer le système nerveux qui s’active de plus en plus tout au long de la semaine. Faire une pause cependant ne suffit pas car cela n’est pas forcément associé à de la récupération. La pratique de la recorporation active portée par Actistress peut vraiment vous aider à maintenir votre concentration efficace pendant des heures et couper la pression au plus vite entre les différentes tâches ou le soir pour aller dormir. Cela s’apprend et se révèle très utile pour les personnes soumises à un rythme de travail soutenu.